De rol van de facilitator

aug 8, 2021

Artikel

Iris Lubberink is een student communicatie uit Utrecht die werelden verkent die voor haar nog onbekend zijn. In dit artikel schrijft ze over haar gesprek met Marcella van Eijndhoven van STUDIO.WHY over de rol van een facilitator.

De volgende stap in mijn zoektocht bij STUDIO.WHY was een afspraak met Marcella van
Eijndhoven. Zij vervult onder andere de rol van de facilitator bij STUDIO.WHY. Tijdens het gesprek heb ik geleerd wat deze rol precies inhoudt en hoe waardevol en onmisbaar een facilitator is. Zodra er een groep mensen is die iets wil bereiken, is een facilitator onmisbaar.

STUDIO.WHY

STUDIO.WHY is actief in ontzettend veel verschillende sectoren. Zo worden er trainingen gegeven aan defensie, maar ook aan bouwbedrijven en zorginstellingen. Desondanks de verscheidenheid in sectoren, blijft de focus van STUDIO.WHY hetzelfde: het ontwikkelen van menselijke vaardigheden en een ondernemende mindset. Ongeacht de sector waarin de organisatie zich bevindt, elke organisatie bestaat uit mensen. Werknemers hebben allemaal bepaalde vaardigheden, die ze kunnen inzetten, ontwikkelen en eigen kunnen maken in hun werkveld.

Wat is een facilitator?

Om deze vaardigheden zo goed mogelijk te ontwikkelen tijdens de trainingen, is de rol van een facilitator nodig. Maar wat doet een facilitator precies? Marcella vervult de rol van een facilitator bij STUDIO.WHY en heeft mij inzicht gegeven in de afwisselende taken en het belang van een facilitator. Een facilitator wil dat de groep écht iets leert en dat er gezorgd wordt voor een blijvende verandering. STUDIO.WHY zorgt voor twee grote zaken: mensen inspireren én activeren. Het inspireren van mensen betreft het energieke gedeelte. De leuke activiteiten waar mensen vooral een kick van krijgen. Bij het activeren van een groep wordt er gekeken naar het gedrag. Hoe kan bepaald gedrag aangepast of verbeterd worden? Het gedrag hoeft niet altijd perse beter, maar er kan altijd gekeken worden naar iemands gedrag om daar iets in te leren. Een facilitator speelt een belangrijke rol in dit proces.

Waar het bij trainen meer gaat over de inhoud van een training, gaat het faciliteren meer over de energie van een groep. Een facilitator kijkt naar wat er gebeurt in de interactie tussen mensen, zowel verbaal als non-verbaal. Faciliteren is de concrete begeleiding van groepen tijdens trainingen en workshops. Een groep deelnemers moet een leuke tijd beleven en ook echt iets aan een training hebben. Een facilitator is verantwoordelijk voor dit proces. Een projectleider houdt zich vaak bezig met de inhoud. Zonder facilitator kan een groep zich te veel laten meeslepen met de inhoud en zijn ze meer gefocust op het einddoel om iets te behalen, dan de beleving van een positief proces. Een facilitator houdt zich bezig met hoe de groep het proces ervaart. Hoe doorlopen ze de workshop? Wat gebeurt er met de mensen zelf? Het is belangrijk om te letten op wat er gebeurt in de interactie tussen mensen. Als deelnemers een gesprek voeren, gebeurt er intern ook van alles. De energie en interne processen van deelnemers hebben invloed op het verloop van de training. Het zorgt ervoor dat ze wellicht afgeleid raken. Het is aan de facilitator om dit in goede banen te leiden. Door verschillende interacties te observeren en te kijken naar lichaamstaal, kan er ingeschat worden of deelnemers nog aangehaakt zijn of niet. Door deze interacties te analyseren, zorgt een facilitator ervoor dat het proces van de training goed verloopt.

Zodra er een groep mensen is die iets wil bereiken, moet er een facilitator bij zijn. Je hebt namelijk altijd twee elementen die een belangrijke rol spelen; de inhoud en de beleving. Als persoon heb je beide nodig. Als je je namelijk verantwoordelijk voelt voor een goede inhoud, riskeer je dat de focus teveel ligt op deze inhoud. De beleving van een training is echter net zo belangrijk. De beleving moet positief zijn als er een blijvende verandering gewenst is. Het is dus cruciaal dat er niet teveel op de inhoud gefocust wordt, zodat de beleving daar niet aan ten onder gaat. Als deelnemers een positieve ervaring hebben gehad bij een training, hebben ze hier een positieve associatie bij en wordt de inhoud hieraan gekoppeld. Zo komt er een blijvende verandering tot stand.

Als facilitator ben je de spiegel van de groep en handel je op metaniveau. Je ziet in de interacties tussen deelnemers bepaalde discussies ontstaan omdat mensen bijvoorbeeld langs elkaar heen communiceren. Iedere deelnemer heeft namelijk een eigen communicatiestijl. Deelnemers kunnen het idee hebben dat ze beide een cruciaal onderwerp aankaarten, terwijl de onderwerpen totaal van elkaar verschillen. Door niet te reflecteren, lijkt het alsof deelnemers het dan niet met elkaar eens zijn, terwijl ze niet doorhebben dat ze het over een verschillend onderwerp hebben. Ze spreken een andere taal en raken gefrustreerd omdat ze elkaar niet begrijpen. Het kan lastig zijn om de deelnemers een spiegel voor te houden en ze laten inzien dat ze verschillende talen aan het spreken zijn. Maar als facilitator is dit je taak. Je durft het gedrag van mensen te benoemen en reflecteert hier samen met hen op, zodat ze er iets van kunnen leren. Als er tijdens een training steeds dezelfde antwoorden te lang worden herhaald, dan leidt de conversatie niet tot wederzijds begrip. Het trainingsproces stagneert. Deelnemers hebben vaak niet door wat ze eigenlijk zeggen. Als facilitator koppel je het proces van de interactie terug aan de deelnemers. Marcella noemt dit soundboxing. Ze herhaalt wat de deelnemers zeggen en stelt vragen. Wat vinden we hiervan? Wat zeg je nu eigenlijk? De facilitator let erop dat het blijft gaan over het onderwerp, waarover het moet gaan en kijkt wat er nodig is om verder te komen in de interactie.

"Een facilitator wil echt een duurzame verandering teweeg brengen door een groep mensen iets te leren"

Marcella van Eijndhoven

Wat wel en wat juist niet te doen als facilitator

Omdat een facilitator met veel verschillende niveaus van interactie bezig is, is het extreem intensief en uitdagend. Er zijn dus ook zeker dingen die je als facilitator juist wél en juist níet moet doen.

Do’s:

Een veilige omgeving creëren. Dit gebeurt al voordat de sessie is gestart. Het gaat over hoe de mensen ontvangen worden en het bepalen van de sfeer in een ruimte. Het gaat echter ook over het leren kennen van elkaar als mens. Wie is iemand achter zijn werk? Je moet een omgeving creëren waarin mensen zich uit durven te spreken. Daarvoor moet een facilitator benaderbaar zijn en kunnen inspelen op de energie van een groep. Er moet een match ontstaan tussen de energie van de facilitator en van de groep. Een facilitator is nederig, bescheiden en moet goed kunnen luisteren. De groep moet vlammen en staat op de voorgrond, niet de facilitator.
Be overprepared but understructured. Als facilitator moet je extreem goed voorbereid zijn. Het hele plan moet in je hoofd zitten, maar je moet ook van het programma durven af te wijken. Het loopt zoals het loopt. In een groep mensen heb je te maken met emoties en sentiment. Als dit ervoor zorgt dat het trainingsproces stagneert, kan je het programma niet stug blijven voortzetten. Je moet inspelen op wat er in de groep gebeurt. Je rugzak zit vol met tools, omdat je goed voorbereid bent. Die tools worden ingezet om verder te komen. Soms moet je vertragen om te kunnen versnellen. Als je alleen op de inhoud focust, durf je dat niet te doen. Dan is er geen ruimte om te vertragen, want je moet een doel bereiken. Een facilitator speelt in op de huidige situatie. Als er een bepaalde situatie opspeelt tijdens een training, die toegevoegde waarde kan hebben, dan moet het benoemd worden. Een facilitator is verantwoordelijk voor het proces, maar niet voor het eindresultaat. Er worden afspraken gemaakt met de opdrachtgever, want het doel van de training moet duidelijk zijn. Wat wil de opdrachtgever bereiken met de sessie? Daar wordt een programma van gemaakt, maar de facilitator maakt gebruikt van wat er gebeurt in een huidige situatie.
Denk altijd: goh, interessant! Een facilitator moet voorzichtig zijn met het doen van aannames. Door te denken ‘goh, interessant!’, voorkom je dat een situatie fout geïnterpreteerd wordt. Een facilitator probeert te begrijpen waarom er iets gebeurt. Door foutieve aannames te doen, kan er een belangrijk proces overgeslagen worden. Om een diepere laag bij deelnemers te ontdekken, is het belangrijk om ruimte te geven aan het beeld van de ander. Dit doe je door bepaald gedrag te benoemen en door vragen te stellen.

Don’ts:

Zit er niet té bovenop. Dat is juist de kracht. Als facilitator moet je íets verder weg staan, maar wel proberen te begrijpen waar het over gaat. Als een facilitator gelijk bovenop een interactie duikt, riskeer je dat de deelnemers zich niet op hun gemak voelen. Het is belangrijk om een natuurlijk interactie te observeren. Dit doe je door eerst even te observeren op afstand en mensen even hun gang te laten gaan.
Wees bewust van je eigen emotie en die van de groep. Een facilitator moet inspelen op de energie van de groep. Als een facilitator zelf een slechte nacht heeft gehad, mag dat geen invloed hebben op het proces van de groep. Je bent oprecht en authentiek, maar dient wel als een spiegel van de groep. Je speelt dus in op de emotie van de groep, niet op die van jezelf.
You can stretch, but not too much. Als je een groep buiten hun comfortzone wil duwen, kan je ze uitdagen, maar niet te veel. Een facilitator moet weten met welke doelgroep hij te maken heeft en of die groep zit te wachten op bepaalde methodieken. Door een mismatch tussen de methodieken en de wensen van de doelgroep, loop je het risico dat de groep afhaakt.
Niet te veel willen in één sessie. Mensen willen vaak te veel in een korte tijd, maar een probleem kan echter niet opgelost worden binnen een halfuur. Er moet ruimte gegeven worden aan wat er is. Tijd moet gemanaged worden. Als een groep aangeeft het ergens over te willen hebben, dan kan je dat timen. Een facilitator maakt er dan even ruimte voor en vervolgt daarna het trainingsproces.

Sociale processen tussen mensen worden steeds belangrijker. Deze sociale interacties zijn belangrijk in processen binnen organisaties. Een facilitator is een expert op dit gebied en zorgt dat dit proces goed verloopt. Een facilitator gaat ook over het leuk maken van dingen en het geven van een positieve beleving. In elke sessie heeft de rol van de facilitator een toegevoegde waarde. Het zorgt voor andere antwoorden, inzichten en ondersteuning in sociale interacties. En juist door het ontwikkelen van die sociale interacties, maken wij als mensen stappen waardoor wij kunnen groeien.

aug 8, 2021