Ministerie van Defensie

VRAAGSTUK

Vanwege een capaciteitsprobleem is er 3 jaar geleden gekozen om onderhoud van materieel extern te beleggen. In het contract werd afgesproken dat Defensie haar reserveonderdelen zelf meelevert. Destijds liep dit proces niet zoals gewenst en zijn defensiemedewerkers geplaatst op de locatie van de externe partners om het proces te verbeteren. Deze oplossing was goed voor de situatie van 3 jaar geleden maar is niet duurzaam en loopt ten einde. Er moest een structurele en duurzame oplossing komen voor dit complexe probleem.

© Joris Raaijman
Defensie solution

OPLOSSING

Een ander soort aanpak dan Defensie gewend was. 2 innovatiecoaches (voormalige deelnemers aan de Facilitator Training Design Thinking) en één STUDIO.WHY-er werkten samen. Ze hebben de 3 sessies van 3 uur voorbereid en begeleid. Eerst brachten ze verschillende stakeholders samen om met elkaar in dialoog te gaan. Hieruit werden de belangrijkste gemeenschappelijke punten verwerkt in een gemeenschappelijke visie over het ideale (samenwerkings-)proces. En deze visie werd concreet uitgewerkt tot een testbaar document. Op basis hiervan werkt de stakeholder groep samen aan verdere implementatie.

RESULTAAT

Door verschillende stakeholders met elkaar in dialoog te laten gaan werd duidelijk hoe je op verschillende manieren naar dit vraagstuk kan kijken. Hierdoor werden gemeenschappelijke uitdagingen en behoefte duidelijk. Op basis hiervan hebben de stakeholders samen een verdieping gemaakt door een gemeenschappelijke en ideale visie op te zetten. In deze visie werd inzichtelijk wie welke rol heeft in het proces en welke acties en interacties er in de samenwerking plaatsvinden. Hierna is er nog een concretisering slag gemaakt door de visie om te zetten in een praatplaat die dient voor de gesprekken met stakeholders die nog niet bij het proces betrokken zijn. In deze praatplaat is de visie verder uitgewerkt in mijlpalen. Per mijlpaal werd inzichtelijk welke acties gedaan moeten worden en welk aandeel elke stakeholder heeft. Zo ontstond een visueel overzicht voor deelnemers hoe de rolverdeling tussen stakeholders zich beweegt in de procesflow.

Visie op onderhoud en herstel - Gemeenschappelijke visie - Blanco

"Fijn om begeleid te worden bij zo’n ingewikkelde zoektocht en waarbij jullie ons steeds weer op het gemeenschappelijke spoor hebben weten te krijgen. We zijn nu echt gemeenschappelijk eigenaar van deze uitdaging en werken samen."

- Opdrachtgever Ministerie van Defensie

Wil jij ook iets nieuws beginnen?

Wat let je? Kom in beweging en doe mee!

Doe mee met de basistraining Design Thinking en krijg een jaar lang gratis toegang tot de app!